「核心提示」企业消费管理如何从单一的预订工具，转变为全面促进合规运营、提升企业效率、增强员工满意度的“大礼包”？
作者 | 陈法善
编辑 | 刘杨
每个月总有那么几天，亚奇心中涌动着辞职的冲动。
作为一家新能源车企市场部门的员工，亚奇负责浙南地区的市场营销活动。从门店开业、车展布置，到组织车友试驾，都需要他频繁出差居中协调，自己垫钱预订场地、甜品饮料、制作物料成了家常便饭。垫的钱多了、报销流程又长，亚奇自嘲为“月薪三千、垫资一万的自费打工人”。
亚奇对公司的报销流程感到矛盾：他一边耐心地与财务沟通，希望尽快获得报销；一边又因报销单被频繁驳回而感到愤怒。而财务部门则因员工提交的报销单常出现错误，如发票问题、审批缺失等，质疑员工是否了解报销规定。
差旅、用餐、出行是员工报销的常见场景。益普索的统计数据显示，在差旅场景中，发票错误、发票过期的情况占比均超过了41%；在招待用餐场景中，42%的发票预算超标；在用车场景中，高达49%的发票存在行程不匹配问题。繁琐的报销流程不仅增加了员工的经济负担和心理压力，影响了工作效率和满意度，也增加了公司的运营成本，降低了企业的整体竞争力。
近年来，各行各业都定下了降本增效的目标，其中“本”就包括差旅、餐饮、用车等企业消费支出。优化企业消费管理，成为了提升企业竞争力的必修课，也是提升员工“小确幸”的重要突破口。对企业来说，除了通过试错“交学费”，还有更快捷的方法，那就是采用市场验证过的成熟解决方案，让企业消费变得更加“SIMPLE”（简单）。
12月11日，人大商学院、美团研究院和美团企业版联合发布《企业消费管理白皮书》，其中提出的SIMPLE模型为企业消费管理提供了一套全新方法论。通过一体化解决方案、个性化定制等工具，不仅实现了运营成本的降低和管理效率的飞跃，更有效规避合规风险，同时也兼顾了员工体验、幸福感和可持续发展理念，从而帮企业建立长期竞争优势。
1、显性成本的“账面战场”：企业如何省钱见效？
民以食为天，员工吃饭是企业绕不开的课题。对于轻资产企业，发放餐补或安排集体订餐是一种选择；对于重资产企业，则可能选择自建食堂，提供全天候餐饮服务。但鲜为人知的是，自建食堂到底有多“烧钱”？
某企业行政负责人算过一笔账：一个2000人的团队需要大约4000平米的餐厅空间，按照150元/平米的租金计算，每月仅租金就超过30万元。加上人工、装修、水电等成本，一年的支出至少要五六百万元。而且，一旦后续员工人数有变，企业还将面临餐厅规划跟需求不匹配的风险。
即使算准了食堂面积，众口难调也是个现实问题。例如，广东的员工爱喝汤，要吃清淡的养生餐，湖南的员工则偏爱辣口、烟熏口味的菜品。解决吃饭问题成了一件费力不讨好的事。
除了餐饮，差旅费用也是企业消费的大头。《企业消费管理白皮书》调研显示，在2000人以上的企业中，差旅支出几乎占到年度企业消费金额的一半。
不仅企业的资金压力大，员工也容易滋生不满情绪。调研显示，36%的员工对差旅垫资不满，34%和32%的员工分别对审批和报销流程的繁琐表示抱怨。
某科技企业的差旅负责人曾指出，在软件服务行业，员工长期出差后有时会累积三个月的发票一次性报销，涉及金额大，需高层审批。由于高管不了解具体情况，审批时感到困惑，滞后性的成本控制使得追溯费用合规性和合理性困难，导致审批流程被动，无论批准与否都会引发不满：员工觉得权益受损，管理层担忧违规风险。
面对这些挑战，企业以往缺乏有效的管理工具，想要解决问题却感到力不从心。
以工作餐为例，传统的餐补要么随工资一起发放，导致员工对福利的感知不强；要么打到餐卡里，对一些不爱吃食堂、频繁出差的员工来说，卡内资金往往无法充分利用，造成浪费。
通过美团企业版发放餐补，员工可以不受地域和菜品限制，自由选择自己喜欢的美食，解决了口味不一的问题。对于喜欢堂食的员工，美团企业版也支持到店用餐，满足他们社交聚餐的需求。
在差旅方面，很多企业都会跟长期合作的酒店洽谈更优惠的协议价，但覆盖的地域、酒店类型相对有限，一旦员工到不熟悉的地方出差，就无法享受相关优惠，不得不花费额外时间和精力寻找酒店。
美团企业版整合了机票、火车票、酒店等差旅全场景资源，为企业客户提供更优惠的协议价格。除了国内差旅服务，美团企业版也聚合了6000多家国际航司和代理商、200多个国家和地区的酒店资源，助力企业出海无忧出行。如此一来，企业从繁琐的差旅流程中解放出来，一站式完成从预订到报销的全流程，实现企业差旅管理的数智化升级。
2、隐性成本的“潜伏风险”：如何让暗冰浮出水面？
泰坦尼克号虽然避开了水面上的冰山，却未能预见到潜藏在水下的暗冰，最终导致了悲剧的发生。
在企业消费场景中，同样存在着显性成本和隐性成本的双重挑战。显性成本显而易见，易于计算，隐性成本则如同水下的冰山，对企业运营效率的影响更加不容忽视。如何平衡成本与体验，成为了企业降本增效能否实现的关键所在。
与直观的显性成本相比，隐性成本往往因难以直接量化和隐蔽性高而被忽视。它主要包括三个方面：合规成本、管控成本和效率成本。合规成本涉及虚假交易、违规票据和行政处罚等问题；管控成本包括行为引导、规则植入和超标预订等；效率成本则关乎管理者、行政、财务以及员工等企业角色投入的时间和精力。
以虚假交易为例，在不少企业，员工会有一定的餐饮招待费用，用于宴请客户，但难免会有人打起这笔钱的主意。常见的情况是，有员工跟家人下馆子后，开张发票，随意编造一个业务招待理由，就去骗取公司报销，给企业带来了巨大的合规风险。公司不仅难以核查这些行为，而且即使追查，也需要投入大量的人力资源，成本效益极低。
在传统企业消费管理模式下，公司还面临管控成本高昂的问题。例如，一知名跨国药企在中国有近5000名医药代表，对接40000多家医院，每个月有上百场医学互动和交流会议，发票与水单数量庞大，管理难度极高。
在这一过程中，企业的管控成本高且效率低下，需要事先设置复杂的规则，投入大量资源对员工进行宣导，事后还需逐一核对单据。员工在垫资后，需要收集并上传小票、报销单等证明材料，经过多层审批流程才能完成报销。一旦票据丢失或信息错误，费用可能无法报销，导致公司和员工双方受损。
此外，企业消费管理占用了管理层、行政、财务的大量精力，影响到公司的整体效率。一位造车新势力的行政负责人曾表示，公司员工一年花费在费用报销上的时间超过4.5万小时，要消耗200万张A4纸打印报销单据和贴发票，来回寄送报销单据的快递费也相当惊人。
如果说显性成本还能通过比价来解决，但隐性成本却如同水下的冰山，企业虽知其危害，却往往因缺乏管理工具和行为指引而难以避免潜在的风险。
美团企业版提出的企业消费SIMPLE模型，从可持续发展（Sustainability）、一体化解决方案（Integration）、个性化定制（Personalization）、合法合规（Legal & Compliance）、成本最小化（Minimization）及员工和客户体验（Experience）六个方面，为企业提供了一个全面、多层次的管理框架。
例如，在商务招待场景中，虚假报销导致的合规风险困扰着不少企业，美团企业版通过覆盖全流程的多重管控方式，帮助企业实现对消费行为的合规性审查，避免潜在的违规风险。
过去需要依靠人工核查的信息，也可以通过管控一体化高效解决：事前，设置明确的审批流程，确保消费行为的合理性和合规性；事中，实时监控消费数据，对异常行为进行预警和干预，防范潜在风险；事后，进行数据汇总和审计，为财务分析和合规性审查提供可靠依据。
通过使用美团企业版，管理层和员工无需在不同平台间频繁切换，就能完成各项消费的预订、审批和报销，减少了重复操作和人工干预，内耗变少了，企业消费流程更丝滑，兼顾了成本与体验。
当隐性成本被美团企业版具象化，企业避开消费“冰山”的风险也就有了清晰的导航图。
3、从成本到体验：企业消费管理的价值新生
在经济利益之外，越来越多的企业开始重视员工的人文关怀和可持续发展。美团企业版通过推动企业消费个性化、线上化、无纸化，不仅提升了员工的幸福感，也为绿色环保事业做出了贡献。
多位科技、新能源企业负责人直言，随着00后步入职场，他们对管理工作提出了更高的要求，希望管理不仅有趣，还要有温度。过去，企业消费往往以“生产资料”视角聚焦管控，追求整齐划一的高效率。例如，逢年过节发放统一的礼物，却没有考虑到员工个性化的消费偏好；提供正餐补贴，却忽视了下午茶、夜宵等轻社交需求的兴起。
这种将员工视作“生产资料”的管理方式已不再适应现代企业管理的需求。员工需要的是更加人性化的企业福利。
某科技企业注意到，传统的餐补和福利发放方式缺乏灵活性，无法满足员工多样化的需求。在与美团企业版共同打造了内部福利平台后，该企业员工可以使用平台上的积分点外卖，而且还能转让给亲朋好友，灵活性增加的同时，员工的福利感、幸福感也明显提升了。
企业也从福利线上化中获益。一方面，可以实时查看福利使用情况，利用数据分析报告，帮助企业优化福利政策。另一方面，这种“投资”员工的行为增强了员工的归属感，有利于提高人效，转化成企业长期发展的动力。
企业的长期成长也释放了其在绿色环保和社会治理方面的潜力，助力实现可持续发展。例如，员工出差时，即使是二三十元的工作餐也需要开发票，这带来了诸多不便。通过美团企业版后，相关费用支持对公支付、按月结算、自动对账，帮助企业提升报销效率，实现无纸化报销，向更加绿色、低碳、可持续的方向发展。
据统计，今年1月到9月，美团企业版已帮助企业节省报销凭证数约1亿张，节省报销时长总计约440万个工作日。通过企业消费报销环节的线上化、无纸化，员工能从繁琐的报销中解放出来，投身于更有价值的工作，获得更多成就感；管理层也能更专注于制定企业战略，引领公司向更好的方向发展；全社会更能分享到绿色低碳的红利。
在认识到这些好处后，2023年，87%的公司在企业消费场景中选择了企业线上支付，比前一年提高了11个百分点。
数字化时代，C端的工作生活方式已经全面网络化，B端的企业消费场景正加速线上化。对不少企业来说，显性成本优化和隐性成本深挖是一项全新课题。美团企业版凭借其丰富场景供给、完善的一体化管控工具等，为企业提供了一站式的解决方案，帮助企业降低成本、提高效率，增强员工体验，履行社会责任。
在解决“内忧”后，企业能够释放出更多的活力参与外部竞争，更有利于抓住市场先机。
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